به گزارش خبرگزاری مهر به نقل از ایفدانا، زهرا امیری او گفت: از این بعد، همه مکاتبات شرکت‌های دارای اتوماسیون اداری با سازمان، فقطً باید از طریق سامانه مکاتبات اداری و در چارچوب روشنامه اجرایی ثبت و نگهداری اسناد انجام شود. مراعات الزامات فنی و اداری در این مکاتبات الزامی است و مقصد از این عمل، افت بار اداری، تسهیل پیگیری‌ها و ارتقا منفعت‌وری است.

وی با اشاره به الزام مدیریت حجم فایل‌های ارسالی افزود: برای تسریع در پردازش و رسیدگی به مکاتبات، حجم پیوست‌ها نباید از ۹ مگابایت تجاوز کند. فایل‌هایی با حجم زیاد تر (تا ۵۰ مگابایت) فقطً باید در قالب لوح فشرده (CD یا DVD) ارسال شوند.

رئیس دبیرخانه سازمان پافشاری کرد: نامه‌ها باید مستقیماً خطاب به اداره‌کل مرتبط تنظیم شوند. در تکه نوشته نیز ملزوم است گفتن اداره و شرح مختصر نوشته به‌صورت آشکار درج شود. این چنین در صورت اشاره به دیگر مکاتبات، شرکت‌ها باید لینک مکاتبه مرتبط را در تکه مراجع قرار دهند.

به حرف های امیری، شرکت‌ها موظف‌اند شماره نامه خود را در قسمت کلیدواژه‌ها داخل کنند. این چنین با دقت به اتصال مسیرهای ارتباطی با معاونت‌های غذا و دارو در دانشگاه‌های علوم پزشکی، شرکت‌ها باید مکاتبات مرتبط را مستقیماً به کارتابل معاونت غذا و دارو دانشگاه وابسته ارسال نمایند.

وی در ادامه فرمود: کاربران سامانه مکاتبات شرکت‌ها می‌توانند از قسمت پیگیری نامه در سامانه، حالت رسیدگی به مکاتبات خود را بازدید کنند. برای هماهنگی زیاد تر، شرکت‌ها می‌توانند با اداره راهبری اسناد و مدارک سازمان تماس بگیرند.